2018年11月22日

段取り八分、仕事二分〜非効率の兆候〜

小谷野です。

高いホワイトカラーの生産性を維持するコンサルテング会社の役員の方から、部下評価の話を聞く機会がありました。

部下の能力で最も重視するのは「段取り力」とのことでした。
そこで、逆説的に段取力の弱さは具体的にどのように現れるのか聞いてみました。
絶対ではないですが傾向としていくつかを掲げてもらいました。

・目先の仕事にすぐ取りかかる人間
指示を受けた仕事を、反射的に作業を始める人間は、仕事の全体像とタスクの数・順序・タスク毎の時間設定をしないで作業に入るので結果的に仕事も遅く品質も良くない場合が多い。
またその逆の先入先出型、先に入ってきた仕事を常に先に行う人も同様。
優先順位をつけられないのは致命的です。

・スケジュ−ル表が大雑把で空欄が多い人間
往々にして目先バタバタしている人間に多く、段取りがされていないので仕事の成果は小さい。

・仕事途中での上司や顧客への報告・相談がない
自分の世界の入ってしまうナルシスト的なタイプは、仕事のやり直しが多い。

・締め切りよりも内容にこだわる
能力は高くても、内容を優先して期限意識が低い人間は少なくない。
100%のモノを期限後に出すよりも、期限までに80%のモノを出す方が重要で、締め切り軽視は致命的といいいます。

・時間単価の意識が低い
受注額からその仕事に消費できる目標時間数の意識が低い。
自分の時間当たりのコスト(個人の給与単価ではなく、間接費も賦課された時間単価)の認識が低い。

・帰る時間が決まっていない。
仕事が終わったら帰るという、時間設定のない昭和の働き蜂の美談は現在では単なる非効率社員。
同じように、休みについても仕事が暇になった休みを取るという人間も同じ傾向がある。

・非効率なメールのやりとりをする人間
例えば、アポの取り方で相手に日時案を出させる人間。
アポを取る側から、複数の日時を提出して調整するのが効率ビジネスの基本。

そういえば過去、私の部下が下記のメールやりとりをしていました。
(部下)「社長さん、ご都合の良い日時を複数出してください」
(社長)「〇月〇日〇時、〇月〇日〇時、〇月〇日〇時」
(部下)「その日時はすべて都合が悪いので,その他の日時を出して下さい」
(社長)「〇月〇日〇時、〇月〇日〇時、〇月〇日〇時、」
(部下)「申し訳ありませんが、その日時も都合が悪いので、その他の日時の提示をお願いします」

3回もやりとりして日時は決まりませんでした。
相手の都合を優先させようとする気遣いからでしょうが、カウンター・オファー(提示)もしないビジネス・メールは非常識です。
本件では、「日程調整ひとつで、こんな無駄なやりとりに付き合っていられない、社員をしっかり教育しろ」と、直接お叱りの電話を受けました。

〜 家事の段取り悪しと叱られる、小谷野でした 〜


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posted by 小谷野 幹雄 at 15:00| 2018年